做好科研项目档案管理的思考以广东省第一次全(2)

4 项目档案管理工作经验

在众多科研项目档案管理工作中，普遍存在以上几方面的问题，结合日常科研项目管理工作实际，笔者认为可以从以下几个方面提高档案意识，提升项目档案管理能力以及档案管理人员的业务水平。

4.1 领导重视是关键

领导重视是保证调查档案工作顺利实施的重要因素，直接影响档案工作人员的积极性，也是调查档案工作顺利推进的关键。领导作为管理者的角色，在调查档案管理工作中，负责统筹、组织和协调，应指定相对固定的有档案工作经验的人全程负责，保证档案负责人的工作时间。此外还需保障足够的档案工作经费，购买档案耗材，以及电脑和打印机等设备。

4.2 档案工作与调查任务管理同步实施

确保档案工作与专项管理“四同步”（同部署、同实施、同检查、同验收）是保证档案质量的决定性因素，能有效避免由于周期长，档案工作起步晚，造成大量文件材料没有及时归档以致丢失的情况发生。在调查任务开展初期，明确档案的收集整理职责，指定专人负责专项档案收集整理工作。在中期检查时同时检查文件材料的收集和整理情况；在调查实施过程中，及时收集产生的文件，注重鉴定和检查文件的齐全性、完整性和准确性；在调查任务验收前，完成档案立卷归档工作；在调查任务验收时同步验收档案，并及时将验收材料补充进相关案卷［2］。

4.3 重视调查档案业务培训和检查

调查任务涉及的区域广、参与人员多，档案基础差别大，调查档案的业务培训是顺利开展调查档案工作的技术保障。结合多年的项目档案工作经验，档案培训次数不少，但效果不佳，主要原因：一是参加培训的人员与实际负责档案整理工作的人员不一致。二是培训的形式单一。广东省在调查档案培训工作中，一方面创新档案培训模式，采取了理论知识和档案实操相结合，集中培训与个人培训相结合，现场观摩制作档案模版、现场讲解等形式进行培训，让档案人员最直观、最快速地掌握档案整理技能，提高了参加人员的兴趣，取得了较好效果。一方面要强调调查人员应参与档案业务培训，因为调查人员承担着文件材料的收集和积累的任务，档案的齐全性、完整性和有效性更多取决于调查人员对档案的理解，因此在调查任务实施之初，对调查人员进行档案意识培训，能最大程度保证档案的齐全、完整和有效；另一方面应注重检查，检查工作应贯彻调查全过程，及时发现问题及时改正，保证档案质量。

4.4 确保档案人员全程介入

确保档案人员全程介入调查工作开展全过程，首先，档案人员应全面掌握项目实施过程、调查方式、调查范围、涉及学科等，充分了解调查会产生什么类型的文件材料，在未来的档案管理中，哪个环节的文件材料容易丢失等。其次，档案人员应参与调查阶段性的总结会议，通过听取实施进展汇报情况，掌握调查实施阶段应产生的文件材料，为下一步的档案检查提供参考和依据。再次，档案人员经常督促调查人员及时收集和保管好有关文件材料，定期或不定期地检查文件材料的齐全性、完整性和有效性，有效避免“有文必档”“是档不归”的情况发生，对发现的问题提出整改的建议，要求相关人员及时地补充和改正。

小结

笔者从实际工作出发，通过全程参与广东省海洋经济调查档案管理工作，提出如何做好海洋科研项目档案管理工作的建议以及有效措施。调查档案管理工作的成功经验也将对广东省项目档案管理工作产生积极有效的影响，为完善广东省档案管理体系起到推动作用。未来笔者将持续、深入地开展档案管理体系研究，应用现代化档案管理技术，提升档案管理及服务水平，为推动我省及全国的档案事业快速发展做出贡献［3］。

［1］孙晓燕，王文玫，侯智洋.海洋科研专项档案管理工作的实践与思考［J］.兰台世界，2016（22）：149—151.

［2］孙晓燕，王文玫，侯智洋.海洋科研专项档案管理工作的实践与思考［J］.兰台世界，2016（22）：149—151.

［3］阎霜，李兵.浅谈测绘档案的管理和利用［J］.测绘与空间地理信息，2010（3）：245—247.

文章来源：《海洋科学》 网址: http://www.hykxzz.cn/qikandaodu/2021/0312/570.html